Antes de empezar
Las plantillas de correo permiten reutilizar mensajes frecuentes sin copiar y pegar su contenido cada vez. Administración prepara un nombre interno, un asunto y un cuerpo; después, RR. HH. y selección pueden elegirlos en incorporaciones, salidas, etapas de selección y ofertas a candidaturas.
Talento sustituye las variables cuando se utiliza la plantilla. La persona que envía o configura el proceso debe revisar siempre el destinatario y el resultado, especialmente cuando un dato puede estar vacío.
Usar plantillas con personas empleadas
Las variables de empleado permiten personalizar mensajes con nombre, puesto, responsables, equipo, oficina, empresa y fecha de inicio. Se utilizan principalmente cuando una acción de incorporación o salida envía una notificación.
Antes de reutilizar una plantilla, comprueba que el perfil de la persona contiene los datos que el texto necesita. Si no existe responsable u oficina, la variable correspondiente quedará vacía.
Usar plantillas con candidaturas
Selección puede elegir una plantilla al configurar notificaciones de etapas de una oferta y al preparar una oferta para una candidatura. Utiliza las variables específicas de candidata, oferta, contrato, salario y fechas solo en estos contextos.
Revisa con especial cuidado importes, duración, fecha de caducidad y condiciones contractuales. La plantilla facilita la redacción, pero los valores proceden del proceso concreto y deben coincidir con la oferta aprobada.
Vincular plantillas a incorporaciones y salidas
En una plantilla de Incorporación o Salida, añade o edita una acción que envíe una notificación y selecciona la plantilla de correo adecuada. Cuando el proceso alcance esa acción, Talento utilizará el mensaje configurado con los datos de la persona.
Comprueba el momento de ejecución, el destinatario y el idioma. Una plantilla correcta vinculada a la acción equivocada puede enviar información antes de tiempo o a una audiencia incorrecta.
Revisar una plantilla antes de modificarla o eliminarla
Antes de editar o eliminar una plantilla:
- identifica qué etapas de selección, ofertas o acciones de incorporación y salida la utilizan;
- clónala si necesitas preparar un reemplazo sin alterar el mensaje actual;
- actualiza los procesos que deban utilizar la nueva versión;
- realiza una prueba con datos controlados y revisa asunto, variables e idioma;
- elimina la anterior solo cuando ya no sea necesaria.
Los cambios se reutilizan en los procesos que apunten a esa plantilla. Coordina las modificaciones para evitar que una automatización activa envíe un texto todavía incompleto.
Resultado
Podrás comprobar el resultado en la página de configuración, el listado o el estado indicado en los pasos anteriores.
Problemas frecuentes
Si una opción no aparece, comprueba el módulo activo, el permiso concreto y el ámbito del registro. Si la configuración es correcta y el problema continúa, conserva el mensaje mostrado y contacta con soporte.