Avant de commencer
Les modèles d’e-mail permettent de réutiliser les messages fréquents sans recopier leur contenu. L’administration prépare un nom interne, un objet et un corps de message ; les RH et l’équipe de recrutement peuvent ensuite les sélectionner pour les arrivées, les départs, les étapes de recrutement et les offres fermes adressées aux candidats.
Talento remplace les variables au moment de l’utilisation du modèle. La personne qui envoie le message ou configure le processus doit toujours vérifier le destinataire et le résultat, surtout lorsqu’une donnée peut être absente.
Utiliser des modèles avec les collaborateurs
Les variables liées aux collaborateurs permettent de personnaliser les messages avec le nom, le poste, les responsables, l’équipe, le bureau, l’entreprise et la date de début. Elles sont surtout utilisées lorsqu’une action d’arrivée ou de départ envoie une notification.
Avant de réutiliser un modèle, assurez-vous que le profil de la personne contient toutes les données nécessaires au texte. En l’absence de responsable ou de bureau, la variable correspondante restera vide.
Utiliser des modèles avec les candidatures
L’équipe de recrutement peut choisir un modèle lors de la configuration des notifications d’une étape d’offre d’emploi et lors de la préparation d’une offre ferme pour un candidat. N’utilisez les variables propres aux candidatures, offres, contrats, salaires et dates que dans ces contextes.
Vérifiez avec une attention particulière les montants, la durée, la date d’expiration et les conditions contractuelles. Le modèle facilite la rédaction, mais les valeurs proviennent du processus concerné et doivent correspondre à l’offre validée.
Associer des modèles aux arrivées et aux départs
Dans un modèle d’Arrivée ou de Départ, ajoutez ou modifiez une action d’envoi de notification, puis choisissez le modèle d’e-mail adapté. Lorsque le processus atteint cette action, Talento utilise le message configuré avec les données de la personne.
Vérifiez le moment d’exécution, le destinataire et la langue. Un modèle correct associé à la mauvaise action peut envoyer des informations trop tôt ou au mauvais public.
Vérifier un modèle avant de le modifier ou de le supprimer
Avant de modifier ou de supprimer un modèle :
- recensez les étapes de recrutement, les offres et les actions d’arrivée ou de départ qui l’utilisent ;
- dupliquez-le si vous devez préparer son remplacement sans toucher au message actuel ;
- mettez à jour les processus qui doivent utiliser la nouvelle version ;
- faites un essai avec des données maîtrisées et vérifiez l’objet, les variables et la langue ;
- ne supprimez l’ancien modèle que lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Les changements sont repris par tous les processus qui pointent vers ce modèle. Coordonnez-les pour éviter qu’une automatisation active envoie un texte encore incomplet.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de la fiche. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.