Prima di iniziare
I modelli di email ti permettono di riutilizzare i messaggi frequenti senza copiarne e incollarne ogni volta il contenuto. L'amministrazione prepara un nome interno, un oggetto e un corpo; HR e selezione possono poi sceglierli per onboarding, offboarding, fasi di selezione e offerte ai candidati.
Talento sostituisce le variabili quando il modello viene usato. Chi invia il messaggio o configura il processo deve sempre controllare destinatario e risultato, soprattutto quando un dato può essere vuoto.
Usare i modelli con i dipendenti
Le variabili del dipendente permettono di personalizzare i messaggi con nome, posizione, responsabili, team, ufficio, azienda e data di inizio. Si usano soprattutto quando un'azione di onboarding o offboarding invia una notifica.
Prima di riutilizzare un modello, verifica che la scheda della persona contenga i dati necessari al testo. Se non sono indicati un responsabile o un ufficio, la variabile corrispondente resterà vuota.
Usare i modelli con i candidati
Chi si occupa di selezione può scegliere un modello quando configura le notifiche delle fasi di un'offerta di lavoro e quando prepara un'offerta per un candidato. Usa le variabili specifiche per candidato, offerta, contratto, retribuzione e date solo in questi contesti.
Controlla con particolare attenzione importi, durata, data di scadenza e condizioni contrattuali. Il modello facilita la scrittura, ma i valori provengono dal processo specifico e devono coincidere con l'offerta approvata.
Collegare i modelli a onboarding e offboarding
In un modello di Onboarding o Offboarding, aggiungi o modifica un'azione che invia una notifica e seleziona il modello di email corretto. Quando il processo raggiunge quell'azione, Talento usa il messaggio configurato con i dati della persona.
Controlla il momento di esecuzione, il destinatario e la lingua. Un modello corretto collegato all'azione sbagliata può inviare informazioni in anticipo o al pubblico errato.
Controllare un modello prima di modificarlo o eliminarlo
Prima di modificare o eliminare un modello:
- individua le fasi di selezione, le offerte o le azioni di onboarding e offboarding che lo usano;
- copialo se devi preparare un sostituto senza modificare il messaggio attuale;
- aggiorna i processi che devono usare la nuova versione;
- esegui una prova con dati controllati e verifica oggetto, variabili e lingua;
- elimina la versione precedente solo quando non serve più.
Le modifiche vengono riutilizzate nei processi che fanno riferimento al modello. Coordinale per evitare che un'automazione attiva invii un testo ancora incompleto.
Risultato
Puoi verificare il risultato nella pagina di configurazione, nell'elenco o nello stato indicato nei passaggi precedenti.
Problemi frequenti
Se un'opzione non compare, verifica il modulo attivo, il permesso specifico e l'ambito del record. Se la configurazione è corretta ma il problema continua, conserva il messaggio visualizzato e contatta l'assistenza.