Bevor Sie beginnen
Mit E-Mail-Vorlagen verwenden Sie häufige Nachrichten wieder, ohne den Inhalt jedes Mal zu kopieren. Die Administration bereitet internen Namen, Betreff und Nachrichtentext vor. Danach können Personal und Recruiting die Vorlage bei Eintritten, Austritten, Phasen des Auswahlverfahrens und Angeboten an Bewerbende auswählen.
Talento ersetzt die Variablen, sobald die Vorlage verwendet wird. Wer eine Nachricht versendet oder den Prozess einrichtet, muss Empfänger und Ergebnis stets prüfen – besonders dann, wenn Angaben fehlen können.
Eine E-Mail-Vorlage erstellen
- Öffnen Sie E-Mail-Vorlagen.
- Wählen Sie Neue Vorlage.
- Geben Sie einen internen Namen ein, der Prozess und Sprache kennzeichnet.
- Formulieren Sie Betreff und Inhalt.
- Speichern Sie und prüfen Sie, ob die Vorlage in der Liste erscheint.
Alle drei Felder sind Pflichtfelder. Der Name erleichtert die Auswahl und wird nicht an die empfangende Person gesendet; Betreff und Inhalt sind Teil der E-Mail.
Eine Vorlage je Sprache vorbereiten
Erstellen Sie für jede im Team verwendete Sprache eine eigene Vorlage und nehmen Sie die Sprache in den Namen auf, beispielsweise „Willkommen · DE“ und „Bienvenida · ES“.
Die Vorlage wird weder automatisch übersetzt noch anhand der Sprache der empfangenden Person ausgewählt. Wer die Benachrichtigung einrichtet, muss die richtige Fassung wählen. Verwenden Sie in allen Sprachen dieselbe Struktur und prüfen Sie jede Lokalisierung einzeln.
Betreff und Inhalt mit Variablen personalisieren
Variablen können sowohl im Betreff als auch im Inhalt stehen. Für Nachrichten zu Mitarbeitenden sind unter anderem verfügbar:
-
{name},{job_category}und{start_date}; -
{direct_manager},{team_manager}und{office_manager}; -
{team_name},{office_name}und{company_name}.
Für Bewerbungen und Angebote können Sie verwenden:
-
{name_candidate},{offer_name}und{offer_description}; -
{contract_type},{contract_duration}und{job_category}; -
{min_salary},{max_salary}und{salary_offer}; -
{start_date},{end_date}und{expiration_date}; -
{team_name},{office_name}und{manager_name}.
Schreiben Sie jede Variable einschließlich der geschweiften Klammern exakt. Findet Talento keinen Wert, wird die Variable durch ein Leerzeichen ersetzt. Formulieren Sie Sätze deshalb so, dass sie verständlich bleiben, oder stellen Sie sicher, dass der Prozess die Angabe immer liefert.
Hinweis
Schreiben Sie keine Passwörter, Zugangsschlüssel oder besonders sensiblen Angaben in eine allgemeine Vorlage. Ihr Inhalt kann in vielen Prozessen und für zahlreiche Empfänger wiederverwendet werden.
Eine Vorlage klonen und anpassen
Verwenden Sie in der Liste Klonen, um eine vollständige Kopie anzulegen, und ändern Sie anschließend Name, Betreff und Inhalt. Dies ist der sicherste Weg, um:
- eine weitere Sprache vorzubereiten;
- die Nachricht für einen Standort oder Prozess anzupassen;
- eine ältere Fassung zu bewahren, während die neue geprüft wird.
Prüfen Sie nach dem Klonen alle Variablen. Die Kopie enthält den ursprünglichen Inhalt und kann Bezüge enthalten, die im neuen Kontext nicht mehr zutreffen.
Ergebnis
Die neue oder aktualisierte Vorlage erscheint in der Konfiguration und kann in den vorgesehenen Prozessen ausgewählt werden.
Häufige Probleme
Fehlt eine Option, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Geltungsbereich des Datensatzes. Besteht das Problem trotz korrekter Konfiguration weiter, notieren Sie die angezeigte Meldung und wenden Sie sich an den Support.