Før du går i gang
+E-mailskabeloner gør det muligt at genbruge ofte anvendte beskeder uden at kopiere indholdet hver gang. Administrationen opretter et internt navn, et emne og en brødtekst. Derefter kan HR og rekruttering vælge skabelonen i onboarding, offboarding, rekrutteringstrin og tilbud til kandidater.
Talento erstatter variablerne, når skabelonen bruges. Den person, der sender beskeden eller konfigurerer processen, skal altid kontrollere modtageren og det færdige resultat, især hvis en oplysning kan mangle.
Opret en e-mailskabelon
- Åbn Brugerdefinerede mails.
- Vælg Ny tilpasset mail.
- Skriv et internt navn, der angiver proces og sprog.
- Skriv emnet og indholdet.
- Gem, og kontrollér, at skabelonen vises på listen.
Alle tre felter er obligatoriske. Navnet hjælper med at vælge skabelonen, men sendes ikke til modtageren. Emnet og indholdet indgår i e-mailen.
Forbered en skabelon til hvert sprog
Opret en separat skabelon til hvert sprog, teamet bruger, og skriv sproget i navnet, for eksempel "Velkommen · DA" og "Welcome · EN".
Skabelonen oversættes ikke automatisk og vælges heller ikke ud fra modtagerens sprog. Den person, der konfigurerer meddelelsen, skal vælge den rigtige version. Brug samme opbygning på tværs af sprog, og kvalitetssikr hver tekst for sig.
Tilpas emne og indhold med variabler
Du kan bruge variabler i både emnet og indholdet. Til beskeder om medarbejdere findes blandt andet:
-
{name},{job_category}og{start_date}; -
{direct_manager},{team_manager}og{office_manager}; -
{team_name},{office_name}og{company_name}.
Til kandidater og tilbud kan du bruge:
-
{name_candidate},{offer_name}og{offer_description}; -
{contract_type},{contract_duration}og{job_category}; -
{min_salary},{max_salary}og{salary_offer}; -
{start_date},{end_date}og{expiration_date}; -
{team_name},{office_name}og{manager_name}.
Skriv hver variabel præcist, inklusive klammerne. Hvis Talento ikke finder en værdi, erstattes den af et tomt mellemrum. Formulér derfor sætningen, så den stadig giver mening, eller kontrollér, at processen altid leverer oplysningen.
Bemærk
Skriv ikke adgangskoder, adgangsnøgler eller særligt følsomme oplysninger i en generel skabelon. Indholdet kan blive genbrugt til mange modtagere og processer.
Kopiér og tilpas en skabelon
Brug Kopiér på listen til at oprette en fuld kopi, og rediger derefter navn, emne og indhold. Det er den sikreste måde at:
- forberede et andet sprog;
- tilpasse beskeden til et kontor eller en proces;
- bevare den tidligere version, mens den nye gennemgås.
Kontrollér alle variabler efter kopieringen. En kopi indeholder hele den oprindelige tekst og kan have henvisninger, der ikke længere passer.
Resultat
Når du har gennemført trinnene, kan du kontrollere resultatet på den side eller i den status, der er nævnt ovenfor. Ændringer følger virksomhedens opsætning og de gældende rettigheder.
Almindelige problemer
Hvis en mulighed mangler, skal du kontrollere det aktive modul, den konkrete rettighed og postens omfang. Gem den viste meddelelse, og kontakt support, hvis opsætningen er korrekt, men problemet fortsætter.