Avant de commencer
Les modèles d’e-mail permettent de réutiliser les messages fréquents sans recopier leur contenu. L’administration prépare un nom interne, un objet et un corps de message ; les RH et l’équipe de recrutement peuvent ensuite les sélectionner pour les arrivées, les départs, les étapes de recrutement et les offres fermes adressées aux candidats.
Talento remplace les variables au moment de l’utilisation du modèle. La personne qui envoie le message ou configure le processus doit toujours vérifier le destinataire et le résultat, surtout lorsqu’une donnée peut être absente.
Créer un modèle d’e-mail
- Ouvrez E-mails personnalisés.
- Sélectionnez Nouvel e-mail personnalisé.
- Saisissez un nom interne qui identifie le processus et la langue.
- Rédigez l’objet et le contenu.
- Enregistrez, puis vérifiez que le modèle apparaît dans la liste.
Ces trois champs sont obligatoires. Le nom sert à choisir le modèle mais n’est pas envoyé au destinataire ; l’objet et le contenu font partie de l’e-mail.
Préparer un modèle par langue
Créez un modèle distinct pour chaque langue utilisée par l’équipe et indiquez-la dans le nom, par exemple « Bienvenue · FR » et « Welcome · EN ».
Le modèle n’est ni traduit automatiquement ni sélectionné d’après la langue du destinataire. La personne qui configure la notification doit choisir la bonne version. Conservez la même structure entre les langues et validez chaque adaptation séparément.
Personnaliser l’objet et le contenu avec des variables
Vous pouvez utiliser des variables dans l’objet comme dans le contenu. Pour les messages liés aux collaborateurs, vous disposez notamment de :
-
{name},{job_category}et{start_date}; -
{direct_manager},{team_manager}et{office_manager}; -
{team_name},{office_name}et{company_name}.
Pour les candidatures et les offres, vous pouvez utiliser :
-
{name_candidate},{offer_name}et{offer_description}; -
{contract_type},{contract_duration}et{job_category}; -
{min_salary},{max_salary}et{salary_offer}; -
{start_date},{end_date}et{expiration_date}; -
{team_name},{office_name}et{manager_name}.
Saisissez chaque variable à l’identique, accolades comprises. Lorsque Talento ne trouve pas de valeur, il la remplace par un espace vide. Rédigez donc des phrases qui restent compréhensibles ou vérifiez que le processus renseigne toujours cette donnée.
Attention
N’inscrivez jamais de mot de passe, de clé d’accès ou d’information particulièrement sensible dans un modèle général. Son contenu peut être réutilisé pour de nombreux destinataires et processus.
Dupliquer et adapter un modèle
Dans la liste, utilisez Dupliquer pour créer une copie complète, puis modifiez son nom, son objet et son contenu. C’est la méthode la plus sûre pour :
- préparer une autre langue ;
- adapter le message à un bureau ou à un processus ;
- conserver la version précédente pendant la révision de la nouvelle.
Après la duplication, vérifiez toutes les variables. Une copie reprend l’intégralité du contenu d’origine, y compris d’éventuelles références devenues inadaptées.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de la fiche. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.