Prima di iniziare
I modelli di email ti permettono di riutilizzare i messaggi frequenti senza copiarne e incollarne ogni volta il contenuto. L'amministrazione prepara un nome interno, un oggetto e un corpo; HR e selezione possono poi sceglierli per onboarding, offboarding, fasi di selezione e offerte ai candidati.
Talento sostituisce le variabili quando il modello viene usato. Chi invia il messaggio o configura il processo deve sempre controllare destinatario e risultato, soprattutto quando un dato può essere vuoto.
Creare un modello di email
- Apri Email personalizzate.
- Seleziona Nuova mail personalizzata.
- Inserisci un nome interno che identifichi il processo e la lingua.
- Scrivi l'oggetto e il contenuto.
- Salva e verifica che il modello compaia nell'elenco.
Tutti e tre i campi sono obbligatori. Il nome aiuta a scegliere il modello, ma non viene inviato al destinatario; l'oggetto e il contenuto fanno invece parte dell'email.
Preparare un modello per ogni lingua
Crea un modello separato per ogni lingua usata dal team e indicala nel nome, per esempio «Benvenuto · IT» e «Welcome · EN».
Il modello non viene tradotto automaticamente né selezionato in base alla lingua del destinatario. Chi configura la notifica deve scegliere la versione corretta. Mantieni la stessa struttura tra le lingue e convalida ogni traduzione separatamente.
Personalizzare oggetto e contenuto con le variabili
Puoi usare le variabili sia nell'oggetto sia nel contenuto. Per i messaggi relativi ai dipendenti sono disponibili, tra le altre:
-
{name},{job_category}e{start_date}; -
{direct_manager},{team_manager}e{office_manager}; -
{team_name},{office_name}e{company_name}.
Per candidati e offerte puoi usare:
-
{name_candidate},{offer_name}e{offer_description}; -
{contract_type},{contract_duration}e{job_category}; -
{min_salary},{max_salary}e{salary_offer}; -
{start_date},{end_date}e{expiration_date}; -
{team_name},{office_name}e{manager_name}.
Scrivi ogni variabile esattamente, comprese le parentesi graffe. Se Talento non trova un valore, lo sostituisce con uno spazio vuoto; formula quindi frasi che restino comprensibili oppure verifica che il processo fornisca sempre il dato.
Attenzione
Non inserire password, chiavi di accesso o informazioni particolarmente sensibili in un modello generale. Il contenuto può essere riutilizzato per molti destinatari e processi.
Copiare e adattare un modello
Usa Copia nell'elenco per creare una copia completa, quindi modifica nome, oggetto e contenuto. È l'opzione più sicura per:
- preparare un'altra lingua;
- adattare il messaggio a un ufficio o a un processo;
- conservare la versione precedente mentre controlli quella nuova.
Dopo la clonazione, controlla tutte le variabili. La copia mantiene il contenuto originale e può includere riferimenti non più pertinenti.
Risultato
Puoi verificare il risultato nella pagina di configurazione, nell'elenco o nello stato indicato nei passaggi precedenti.
Problemi frequenti
Se un'opzione non compare, verifica il modulo attivo, il permesso specifico e l'ambito del record. Se la configurazione è corretta ma il problema continua, conserva il messaggio visualizzato e contatta l'assistenza.