Avant de commencer
La structure relie les dossiers des collaborateurs à leurs responsables, leurs calendriers, leurs rapports et leurs autorisations. Commencez dans Configuration et créez les niveaux du haut vers le bas : entité, bureau, puis équipe. Ajoutez ensuite les ressources partagées, une fois leur bureau de rattachement identifié.
Vous devez être autorisé à gérer la configuration. De plus, vous pourrez uniquement administrer les bureaux et les équipes compris dans votre périmètre de gestion.
Créer une entité
Ouvrez Entités et sélectionnez Ajouter. Seul le nom est nécessaire à la création ; Talento reprend d’abord les valeurs générales du compte et crée un bureau par défaut pour cette entité.
Modifiez ensuite l’entité afin de compléter :
- la raison sociale et l’identifiant fiscal ;
- la personne directement responsable ;
- le pays et la région ;
- le fuseau horaire, la devise et la langue ;
- l’adresse e-mail de contact.
Créez une entité distincte lorsque vous devez séparer une société ou une unité qui émet des documents avec ses propres données. Ne dupliquez pas une entité uniquement pour représenter un site : les bureaux servent à cela.
Conseil
Vérifiez les données fiscales et régionales avant de configurer la facturation, les calendriers ou de nouveaux bureaux. Ces processus reposent sur la structure définie ici.
Créer un bureau
Ouvrez Bureaux et sélectionnez Ajouter. Indiquez un nom facile à reconnaître, l’entité et, le cas échéant, le bureau parent. Complétez la personne responsable, le pays, la région, la devise, le nombre annuel de jours de congés, le fuseau horaire et la langue.
Activez la géolocalisation si le suivi du temps de travail doit vérifier l’emplacement. L’option de géolocalisation obligatoire renforce ce contrôle : informez-en l’équipe et testez-la avant de la déployer.
Chaque bureau conserve également ses propres séries de facturation. Si le bureau doit émettre des documents, vérifiez Configuration de la facturation au préalable.
Information
Pour les bureaux situés en Espagne, Talento peut préparer les jours fériés du pays et de la région sélectionnée. Vérifiez toujours le calendrier obtenu et ajoutez les jours fériés locaux manquants.
Organiser les bureaux et les équipes en hiérarchies
Utilisez un bureau parent pour représenter des sites dépendants. Lorsqu’un bureau est rattaché à un autre, les deux restent sous la même entité.
Dans Équipes, créez chaque équipe avec sa personne responsable et, s’il existe, son équipe parente. La hiérarchie permet de représenter des services et des sous-équipes sans répéter les noms ni utiliser les équipes comme de simples étiquettes.
Avant d’enregistrer, vérifiez trois éléments :
- la personne responsable exerce réellement la fonction que vous souhaitez représenter ;
- le niveau parent est le bon ;
- vous ne créez ni boucle ni doublon sous une variante du même nom.
Les responsables de bureau et d’équipe peuvent également intervenir dans les règles d’approbation. Consultez Règles d’approbation avant de fonder un circuit sur ces relations.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de l’enregistrement. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.