Prima di iniziare
Devi avere accesso a Richieste di assenza e la persona richiedente deve rientrare nel tuo ambito. Il ruolo di responsabile non concede automaticamente l'accesso a tutte le assenze aziendali; se manca una persona o un'azione, chiedi all'amministrazione di controllare il permesso e l'ambito.
Esaminare e approvare le richieste
- Apri Richieste di assenza.
- Seleziona una richiesta in attesa che rientra nel tuo ambito.
- Controlla la persona, la categoria, il periodo e se riguarda giornate intere o ore specifiche.
- Controlla la spiegazione, i documenti e gli avvisi di sovrapposizione.
- Registra la decisione prevista dalla politica aziendale.
Quando approvi, Talento può avvisare la persona, scalare i giorni calcolati dal saldo della categoria e aggiungere l'assenza ai calendari e ai report. Nessuno non modifica né le Ferie né l'Eccedenza di orario. Quando rifiuti, l'assenza non viene applicata.
Se approvi una malattia o un permesso che conta come ore previste su ferie già approvate, Talento restituisce i giorni di ferie che si sovrappongono. Non restituisce l'eccedenza di orario. Se rifiuti o elimini l'assenza che copre, quella restituzione sparisce. Le ferie restano scalate finché quella richiesta resta approvata.
Verificare la copertura del team
- Controlla le sovrapposizioni con altre assenze nello stesso periodo.
- Consulta il calendario e le esigenze del team.
- Se è coinvolta una reperibilità, verifica chi può coprirla.
- Registra la sostituzione quando Talento la richiede per completare la decisione.
Una sovrapposizione è un avviso che invita a verificare la copertura, non una decisione automatica di rifiuto. Due assenze che contano entrambe come ore previste, o che non contano nessuna delle due così, continuano a non poter condividere lo stesso periodo.
Creare o correggere un'assenza del team
- Per crearla, seleziona Aggiungi nuova assenza.
- Scegli la persona e controlla categoria, date e orari prima di salvare.
- Per correggerla, apri una richiesta accessibile da Richieste di assenza.
- Modificala o eliminala solo quando lo stato e i tuoi permessi lo consentono.
Conserva la spiegazione e i documenti necessari per rendere comprensibile la modifica anche in seguito.
Problemi frequenti
- Una persona non compare: chiedi di controllare il tuo ambito di gestione.
- Non puoi registrare la decisione: il tuo permesso potrebbe essere in sola lettura oppure il processo potrebbe richiedere l'approvazione di un'altra persona.
- C'è un errore correggibile: se la richiesta è ancora in attesa, chiedi alla persona di correggerla oppure usa l'azione di gestione disponibile prima di rifiutarla.
- La reperibilità impedisce di procedere: indica prima chi coprirà il periodo quando Talento lo richiede.