Før du går i gang
Talento opdeler opsætningen i flere dele:
- En arbejdsplankategori indeholder de fælles regler for arbejdstiden.
- Kategorien kan indeholde en eller flere arbejdsplaner, som gælder i forskellige perioder.
- Hver arbejdsplan angiver arbejdstidsperioderne for hver ugedag.
- En tildeling knytter en kategori eller en vagtplan til en medarbejder i en bestemt periode.
- En roterende vagtplan kombinerer flere kategorier i en cyklus over flere uger.
Denne struktur gør det muligt at genbruge den samme planlægning for flere medarbejdere uden at indtaste arbejdstiderne igen hver gang.
Opret en arbejdsplankategori
- Åbn Arbejdsplankategorier.
- Vælg Tilføj kategori.
- Skriv et navn, der er nemt at genkende.
- Indstil regler for stempling, helligdage og afrunding.
- Angiv, hvordan ekstra timer, natarbejde og forventede ugentlige timer skal håndteres.
- Gem kategorien.
Opret forskellige kategorier, når reglerne er forskellige, ikke kun når et starttidspunkt ændrer sig. En fleksibel arbejdsplan og en fast arbejdsplan bør for eksempel have hver sin opsætning.
Reglerne kan begrænse stempling til dage med en arbejdsplan, afrunde minutter, definere natperioden eller bestemme, hvordan en aktivitet, der fortsætter ud over den planlagte sluttid, skal afsluttes.
De forventede ugentlige timer afgør også, hvordan overarbejde afstemmes for en fleksibel arbejdsplan. Med et ugentligt mål venter Talento, til ugen er afsluttet, og sammenligner den samlede godkendte tid med målet. For andre arbejdsplaner beregnes den ekstra tid dag for dag. Hvis du ændrer målet, helligdagene eller den anvendte planlægning, genberegner Talento de berørte perioder i baggrunden.
Definér tidsrum i en arbejdsplan
- Åbn en kategori under Arbejdsplankategorier.
- Tilføj en arbejdsplan, og angiv, fra hvilken dato den gælder, samt eventuelt en slutdato.
- Åbn den arbejdsplan, du har oprettet.
- Tilføj perioderne med tilgængelighed for hver ugedag.
- Markér perioder som fleksible eller frie, hvis arbejdstiden ikke ligger på faste tidspunkter.
Du kan oprette en ny version af arbejdsplanen med en anden startdato, hvis arbejdstiderne skal ændres uden at påvirke tidligere perioder. Talento bruger den version, der er aktiv på den pågældende dato.
Tip
Gennemgå mindst en hel uge, før du tildeler kategorien. Kontrollér pauser, dage uden planlagt arbejdstid og perioder, der går hen over midnat.
Organiser roterende vagter
- Åbn Vagtplaner.
- Opret en vagtplan, og angiv, hvor mange uger rotationen varer.
- Tilføj arbejdsplankategorierne i den rækkefølge, de skal indgå i cyklussen.
- Gem vagtplanen.
- Tildel medarbejderne til den position i rotationen, hvor de skal begynde.
En rotation på tre uger kan for eksempel bestå af dagvagt, aftenvagt og en friuge. Når en ny uge begynder, anvender Talento den næste kategori i cyklussen.
Konfigurer blokerede dage
Blokerede dage forhindrer de omfattede medarbejdere i at anmode om fravær, der trækker fra saldoen, på bestemte datoer. De er nyttige ved lukkeperioder, lageroptælling, kampagner og andre datoer, hvor virksomhedens politik ikke tillader ferie.
- Åbn Blokerede dage under Indstillinger > Arbejdsplaner.
- Vælg Tilføj blokerede dage.
- Skriv et navn, der forklarer årsagen til blokeringen.
- Angiv start- og slutdato.
- Gem perioden, og åbn redigeringen for at gennemgå synligheden og vælge, hvem den gælder for.
Blokeringen påvirker kun de personer, som området omfatter. Hvis en anmodning stadig er mulig, skal du kontrollere datoer, synlighed og om fraværskategorien trækker fra de tilgængelige dage.
Bemærk
En blokeret dag opretter ikke fravær og ændrer ikke den tildelte arbejdsplan. Den forhindrer bestemte anmodninger i perioden. Informér teamet om reglen, før du anvender den.
Resultat
Du kan kontrollere resultatet på konfigurationssiden, i oversigten eller via den status, der er beskrevet i trinnene ovenfor.
Almindelige problemer
Hvis en mulighed ikke vises, skal du kontrollere, at modulet er aktivt, at du har den nødvendige rettighed, og at posten ligger inden for dit omfang. Gem den viste meddelelse, og kontakt support, hvis opsætningen er korrekt, men problemet fortsætter.